Jika pencatatan Anda menggunakan sistem Deposit ke Vendor, dengan barang yang dipesan belum diketahui dan perlu tahu berapa sisa Deposit Anda ke Vendor, maka di Accurate dapat Anda lakukan pencatatan dengan cara sbb :

Persiapan pada saat bayar Deposit ke Vendor

Buat Item dari List | Items, klik New. Type Item pilih Non Inventory Part, Nomor Item isi DP, Description isi “Deposit Pembelian”. Setting GLAccount semua ke akun Advanced Purchase kecuali Unbilled biarkan tetap ke account Unbilled. Klik Ok.

1. Buat PO dari Activities | Purchase | Purchase Order, Pilih Vendor yang dimaksud, isi Invoice No, lalu di bagian Item No isi dengan item DP yang kita buat diatas . Qty isi 1 dan Unit Price isi sebesar Deposit yang dibayar ke Vendor.
2. Klik Down Payment akan muncul tampilan Purchase Invoice dengan item -1 Down Payment. Di form Purchase Invoice tsb klik button Purchase Payement diatas.
3. Akan muncul form Purchase Payment, pilih Cash/Bank dan sesuaikan tanggal.
4. Save & Close untuk Purchase Payment dan Purchase Invoice Deposit tsb.

Pada saat Deposit akan digunakan

Pada saat ada tagihan dari Vendor(Supplier) dan mau dipotong Deposit yang sudah di bayarkan sebelumnya.

1. Buat Purchase Invoice tagihan dari Vendor dari Activities | Purchase | Purchase Invoice, Isi Item-item yang dibeli atau Select PO jika Tagihan tersebut dari PO.
2. Kemudian disamping Nama Vendor ada field untuk kita bisa pilih Select DP, pilih no Purchase Invoice Deposit yang sebelumnya dibuat lalu klik Ok.
3. Maka di Tab/halaman Down Payment di form Purchase Invoice tsb akan muncul nilai sebesar Deposit. Jika mau dipakai semua, tidak ada yang perlu dirubah, namun jika mau digunakan sebagian, ganti nilai di kolom Total DP sebesar DP yang mau digunakan saja.
4. Save & Close. Dengan demikian Purchase Invoice tsb akan langsung di potong Deposit.

Catatan :

• Sisa Deposit dapat  dilihat dari List | Purchase |Purchase Order. Kolom Deposit di kurang kolom Deposit Used.
• Jika PO atas Deposit tsb telah selesai, kita bisa Closed PO Deposit, dengan cara edit PO tsb lalu centang option Closed, save&close.